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中国进出口商品交易会河北省交易团会务服务须知
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发布时间: 2021-09-27 11:36:58       ( 河北省交易团 )

关于印发第130届广交会河北省交易团

《会务服务须知》的通知

各参展企业:

130届中国进出口商品交易会定于2021年10月15日在广州琶洲展馆开幕。

本届交易会首次实施线上线下融合办展新模式,线下展仅举办一期,展览时间为10月15—19日,共5天,按16大类商品设置51个展区展示。

为了更好地服务参展企业,我们以广交会《参展手册》为蓝本,结合我团参展企业实际和会务工作要求,特制订第130届广交会河北省交易团《会务服务须知》。请各参展企业代表参照执行。

                                               河北省交易团

                       二○二一年十月九日                
            河北省交易团领导成员分工

团长裴世馨河北省商务厅党组副书记,一级巡视员。

负责广交会河北省交易团全面工作,负责河北省交易团临时党委全面工作。组织研究制定河北省交易团工作方案,参加广交会重大活动。

副团长:韩金龙,河北省商务厅对外贸易处处长、一级调研员。

负责广交会河北省交易团的日常领导工作,负责向商务部请示汇报相关工作,负责协调与外贸中心、商会/协会的关系,负责河北省交易团有关广交会改革发展的研究,负责检查督促河北交易团各项工作和制度的落实,对重大事项提出解决意见。

副团长兼秘书长曹为惠,河北省商务厅驻深圳办事处(省<深圳>商务展览服务中心)主任。

负责河北省交易团广交会工作的承办、落实,侧重负责广交会会务工作、展位、展品管理工作、政治思想工作、安全保卫工作、卫生保障、疫情防控等工作。

副秘书长:张增绪省商务厅对外贸易处二级调研员。 侧重负责责河北省交易团线上展有关工作,研究广交会改革发展思路、改革对策。

副秘书长:  辉,省商务厅驻深圳办事处(省<深圳>商务展览服务中心)副主任。

负责河北省交易团日常会务业务工作管理,展位、展品管理,成交统计、知识产权、在线广交会、证件管理等业务事项。

副秘书长:高静卫,省商务厅对外贸易处一级主任科员。

侧重负责广交会河北省交易团的业务管理工作,负责出口成交、展位、展品管理工作的指导,负责广交会专题调研和重要信息反馈。

以上人员的具体办公地点和联系电话请详见“附件一”。

河北省交易团临时党委

交易会期间,成立由团长任书记的河北省交易团临时党委。统一组织领导、管理、开展交易团的各项参展活动,落实各项思想政治工作。

交易团临时党委以习近平总书记指示精神,立足新发展阶段,贯彻新发展理念,服务构建新发展格局,以促进国内国际双循环为主题,紧紧围绕“保安全、促成交”这一中心工作,立足于河北省商务事业发展,将思想政治工作贯彻始终。

所属参展企业,要在交易团临时党委领导下,坚持“两个维护”、增强“四个意识”,反对“四风”,开展“不忘初心、牢记使命”主题教育活动,坚决执行广东省卫健委、广交会和我省交易团各项防疫措施,坚持安全办展,文明经商。认真贯彻落实交易团《思想政治工作安排》,有针对性地开展好交易团的思想政治工作,各参展企业要自觉提高思想站位,着眼国内国际大局,以高度的政治责任感和历史使命感,精心准备,周密部署,扎实推进线上线下融合办展各项工作,以“安全有序、创新高效、精彩纷呈”为总目标,齐心协力把第130届广交会办出特色、办出水平、办出成效。

河北省交易团会务保障工作人员分工

河北省交易团设立馆内、馆外会务工作办公室和疫情防控专组,负责人:曹为惠、张辉。

1、交易团馆内会务工作办公室

职责:交易团的日常业务工作管理,负责大会及交易团业务管理规定的落实,负责与参展企业签订《展位使用责任书》,落实展位使用管理规定,维护交易团的业务秩序,负责展品网上登记,落实知识产权管理和摊位使用管理,组织查处违规转让倒卖展位以及知识产权侵权行为。负责特装摊位布展申报、标准摊位改装、楣板实名制的管理。负责在线广交会申请和参展企业成交统计管理,负责参展企业资料的采集、汇总、报送和宣传报导。筹撤展情况检查,负责参展企业的筹撤展工作,展馆安全保卫;馆内车位乘车秩序。

负责办理筹撤展证、参展商证、参展代表进馆证、司机、车辆通行证的办理以及参展商证的更换和挂失工作,负责办证资料的审查和办证指标的控制与使用,负责馆内、馆外办证现场管理。

1)、业务服务组,组长:蔡立新,成员:张永新、徐林惠。

职责:展位安全与防火、防盗管理;展馆车位与乘车秩序管理;筹、撤展工作管理与通展样品放行条的发放;展位使用与监督检查;大会资料收集与成交统计;展馆卫生保障与疫情防控;馆内馆外会务工作协调与会务秩序维护;团部与大会相关部门工作协调

团部会务接待与日常值班。

2)、证件服务组,组长:张明怡,副组长:陶敏、张浩,成员:吕品晶、李雅静、齐子钊。

    职责:参展证件的受理与办理,办证咨询与资料审核;证件激活与换人换证;证件安全管理与违规证件处理;办证费用的收取与情况汇总报告;免费证件的审批与管理。

3)、宣传报道组,组长:张明怡,成员:李雅静。

职责:交易团参展活动的宣传报道,团部工作情况简报,领导讲话及活动情况简报,交易团重大活动及重大事项的宣传报道;交易团会务工作简报;参展企业典型宣传报道;交易团与参展企业成交情况报道,广交会通讯稿件投递。

2、交易团馆外会务工作办公室

职责:馆外各酒店各小组的日常会务工作管理,会务资料的准备与会议安排;代表接待与住房安排;接送站接送馆,筹撤展交通车辆编排与调度;早餐保障与健康统计;安全稳定与安全零报告;会务工作纪律与会务工作秩序的维护;团部交通车辆保障;合作酒店会务工作协调与监督。 

1)、会务保障组,组长:杨红涛,副组长:王叶朋、杨丽萍、欧淑英(邦国酒店)、徐恩森(博雅酒店)、郑镜坤(大信酒店),成员:卢彬荣、王振泉。

    职责:四家酒店整体会务工作协调与落实;会务资料的承印与派发;会议的组织与安排;接送站、接送馆、筹撤展交通车辆的计划与管理;车位、车证、司机证、乘车证的办理;团部车辆保障;代表报到信息;会务工作信息的传达与共享;日常事务协调与会务值班工作。

2)、会务接待组,组长:刘瑞芳,副组长:杨柳、郭改丽(红叶酒店),欧淑英(邦国酒店)、徐恩森(博雅酒店)、郑镜坤(大信酒店),成员:丘碧芬、张守英、常红。

职责:四家酒店入住代表的报到入住信息与接待;住房保障早餐供给保障;入住时间与房间数量统计;驻会人员与会务用房安排;接送站、接送馆人员安排与配合;商务服务与展样品保管;会务工作指引与整体工作协调;代表投诉与反馈;相关费用交纳与结算。

3)、会务安全保卫组,组长:黄景胤,副组长:蔡立新(馆内)、韩国霞(红叶酒店),欧淑英(邦国酒店)、徐恩森(博雅酒店)、郑镜坤(大信酒店)。  

职责:馆内、馆外、驻地酒店全体代表的人身财产安全与消防安全;车辆、车位安全检查与路面疏导;乘车秩序和用餐秩序维护;现场安全管理与闲杂人员的疏导;突发事件的应急处理与报告。

4)、会务财务组,组长:陶敏,成员:张俊双、张卫卫。

职责:会务票据的开具与管理,住会代表费用与办证费用的核定、统计与报告。

5)、会务设备保障组,组长:王赞,副组长:黄小林(红叶酒店),欧淑英(邦国酒店)、徐恩森(博雅酒店)、郑镜坤(大信酒店)。

主要工作职责:酒店水、电、空调、电梯、通讯、视频、网络服务保障、发电系统设备的安全运行和正常使用;客房设备使用安全与保障;突发设备事故的应急抢修。

3、交易团会务保障疫情防控专组

职责:负责馆内馆外新冠疫情防控工作。按照疫情防控“外防输入、内防反弹”和“预防为主、人物同防、多病同防、责任明确、科学精准”的总体要求,严格落实防控措施,有效预防和化解风险隐患,及时处置突发情况。馆外、馆内、驻地酒店疫情防控与卫生保障;卫生防病指引与卫生动态宣传;医疗就诊指引与健康统计报告。

组长:曹为惠,副组长:张辉,成员:刘瑞芳(红叶酒店)、蔡立新(馆内)、王叶朋、杨红涛、欧淑英(邦国酒店)、徐恩森(博雅酒店)、郑镜坤(大信酒店)

各参展单位要督促本单位参展人员填写《自我健康检测表》(见附件二)、《健康监测汇总登记表》(见附件三)。同时,在领取证件时,向我交易团提交纸质《第130届广交会疫情防控工作承诺书》(见附件四),以单位的名义承诺所辖人员向交易团申报的健康信息真实有效。

具体详情及联系电话请见“附件五”。

证件办理服务与管理

本届广交会将全面落实专职办证员制度,由专职办证员到证件服务中心领取证件,大会不受理个人办证业务,均由交易团会务组专人办理。 

1、筹撤展证、车证

仅供参展企业筹、撤展人员使用,此证仅限在筹、撤展期间有效。办证费用:20//人×天数+工本费10元证。其中,筹展证分123456天和全期7种证,并按企业参展商证指标的三分之二分配,撤展证按企业参展商指标的10%分配,筹撤展证不予更换。

办证时间:筹展证:10812日,8:00—12:0014:00—17:0019:00—21:3010129:00—12:00;撤展证,1015—18日,9:3016:0010199:3011:00

办证资料:

1)筹撤展证:网上提交①本人身份证原件、彩色扫描件/复印件/翻拍件(必须能清楚地辨认出人像和字迹)。②本人近期两寸证件专用蓝底彩照1张(40mm×50mm),头部约占照片的三分之二。办证处递交③企业介绍信。

2)筹撤展车证:网上提交①司机姓名,身份证号码,近期证件专用蓝底大一寸彩照,货车车牌号码及颜色(蓝牌或黄牌),身份证彩色复印件。办证处递交②车辆行驶证正副本复印件(要有年审有效期签注章)和驾驶证正副本复印件(具有驾驶AB车型资格),两证须复印在同一张a4纸上并加盖公章,写上驾驶员姓名、身份证号码及手机电话。

2参展商证

仅供参展企业业务人员(正式代表)进馆从事业务洽谈活动使用,是按展位数分配的正式名额。(硬卡式IC智能证件,可多届使用,每届需重新注册)河北省交易团所属参展企业,全部实施网上申请。参展企业需交齐参展费用后才能领取。101715:00止,停止办证。

办证资料:①身份证彩色扫描件/复印件/翻拍件(必须能清楚地辨认出人像和字迹)②本人两寸(40mm×50mm)蓝底或白底半身近期证件专用彩照一张,头部约占照片的三分之二,五官清晰。

办证办法:各参展企业通过登录“参展易捷通”提交办证资料和申请,由交易团在规定的时限内统一办理。

3参展代表证

根据大会疫情防控部署,结合省交易团关于参会企业代表实施集中住宿的要求,本届我团仅办理随团住宿的五天临时证。

办证资料:①身份证彩色扫描件/复印件/翻拍件(必须能清楚地辨认出人像和字迹)②本人两寸(40mm×50mm)蓝底或白底半身近期证件专用彩照一张,头部约占照片的三分之二,五官清晰。

办证办法:各参展企业通过登录“参展易捷通”提交办证资料和申请,证件类型选择参展代表证,日期选择15日至19日。到交易团网站“表格下载中心”(/hbjyt/bgxz/)下载“参展代表证申请表”,填写并加盖单位公章,参展企业由带队签字指定专人负责本单位的证件办理。此证一经发出,不退不换,丢失不补。

因办证人员较多,办证时间较为集中,故在开馆前需提前两天申请(例如15日进馆,需13日前于网上提交资料,并将申请表及费用交予办证员),开馆后可提前一天提交申请。

收费标准:300/天。

参展商证及参展代表证领取方法:

团部专职办证员统一到大会领取后,开馆前在驻地酒店办证处领取;开馆后,在团部办公室领取。

办证地点、时间

以上证件,均须通过大会“参展易捷通”报送资料办理,并分别设立馆内办证和驻地办证两个办证处。

1、展馆办证处,白天设在展馆珠江散步道B9号馆C1416室,办证时间:1015—19日,9:30—12:001:30—16:0019日仅办理撤展证、撤展车证、发放行条。联系人:张明怡、张浩、吕品晶、李雅静、齐子钊。联系电话:8912532189125322 

2、红叶酒店办证处,会务组311房。办证时间:1011—14日,8:00—12:0014:00—17:0019:00—21:30,其它时间不办理。联系人:张明怡、陶敏。联系电话:1892950671218922170017

3、邦国酒店办证处,会务组1001房间。办证时间:1011—14日,8:00—12:0014:00—17:0019:00—21:30,其它时间不办理。联系人:李雅静、刘凤朝,联系电话:1890238585913823538720

4、博雅酒店办证处,会务组1718房。办证时间:1011—14日, 8:00—12:0014:00—17:0019:00—21:30,其它时间不办理。联系人:齐子钊、张卫卫,联系电话:1378440000618922170020

5、大信酒店办证处,会务组915房。办证时间:1011—14日,8:00—12:0014:00—17:0019:00—21:30,其它时间不办理。联系人:吕品晶、张俊双。联系电话:1892217004018933968185

三、证件管理

1、交易会期间的相关证件,统一由交易团会务组专职办证人员,集中时间、地点、统一管理、审查和办理,各参展企业要指派一名责任心强、安全意识高、守纪律,工作细心的同志,作为本企业的兼专职办证人员,统一申报和管理本企业在大会期间各类证件、票务和会务工作。其他人员交易团会务组不受理。

2、大会期间,参展商证可以更换,参展代表证不得更换。

工作时间安排

1、筹展时间

特装展位:1089:0017:00参展企业可提前进场卸料但不允许施工作业109118:3017:30,可以进场搭建展位;10128:3010135:00,可以展品摆放。 

特殊筹展:

大型机械展区,105日—118:30—17:3010128:30135:00,可以进场搭建及展品摆放。

工程农机及车辆、户外水疗展区,108日—118:3017:3010128:30135:00,可以进场搭建及展品摆放。

铁石装饰品展区,105日—118:30—17:3010128:30135:00,可以进场搭建及展品摆放。

工作要点:①施工单位或参展企业如需在筹展期加班,于当天16:00前,在本区域客户服务中心现场服务点柜台办理加班手续。加班时段仅限于109日—1117:3022:001013日凌晨5:00,完成布展并撤离展馆。②撤展、筹展工作,各参展企业必须在规定的时限内完成,带队领导必须现场指挥,以确保撤展工作的顺利和限时完成。③撤展期间,均有交易团筹撤展服务组人员现场服务,馆内也均有大会设置的一条龙服务项目,如有需要,可随时与他们联系,联系人及电话见附件。

2、对外洽谈时间

1015—19日;每天9:30—18:00

3、展馆团部办公时间

1015—19日;每天9:30—18:00

4、会务组工作时间

108日—20日,每天8:00—120014:00—17:3019:00—21:30,期间取消公休日,周六、日照常办公。

5、接、送站和接、送馆时间

①、1011日开始定时定点接送站。重点接站:NS3203Z89G71/G79/G531;送站:NS3204Z90G66。各参展企业务必在1010日前将订票信息上传交易团网站《接站回执》模块。

②、布展接送馆:1011—12日;每天8:30发车送馆,17:30接馆返回,其他时间自理。

③、参展送馆:1015—19日,始发车时间8:20,末班车8:40。乘车地点住地酒店门前。

④、参展接馆:1015—19日,始发车18:10,末班车18:30,乘车地点B区停车场。其中:1019日接馆时间为13:00—15:00在展馆B区停车场,15:00—18:00在展馆一号门。


 

    附件一(领导分工责任制日程表).xls

附件二(自我健康监测登记表(个人)).docx

附件三(健康监测汇总登记表(单位)).docx

附件四(第130届广交会疫情防控工作承诺书).docx

附件五(分工表).xls 

 

 

 

 

 

 

 

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